Was ist eigentlich ein Redaktionssystem?

Immer mehr Unternehmen, Verlage und Medienhäuser planen, ein Redaktionssystem für ihr Crossmedia-Publishing einzusetzen. Gleichzeitig besteht vielerorts Unklarheit darüber, was ein Online-Redaktionssystem eigentlich leisten kann, wie es funktioniert und worauf bei der Auswahl zu achten ist. In unserem Beitrag geben wir einen Überblick über die Ziele, Funktionen und Vorteile eines Redaktionssystems.

Die Ziele eines Redaktionssystems

Ein Online-Redaktionssystem unterstützt die Effizienz einer integrierten Kommunikation und eines zeitgemäßen Multichannel-Publishing. Es wird zum Schlüsselfaktor, um den steigenden Anforderungen von Unternehmenskommunikation und Marketing gerecht zu werden.

Diese Herausforderungen kann ein Redaktionssystem stemmen:

• Medienproduktion ist heute Crossmedia-Publishing: Immer mehr Kanäle müssen bedient werden.
• Content is King: Auch die Menge an Themen und Inhalten wächst stetig.
• Zielgruppen wollen möglichst individuell angesprochen werden.
• Die Aufwände für Konzeption und Planung steigen – und damit die Notwendigkeit einer effizienten operativen Umsetzung.
• Der zunehmende Kosten- und Zeitdruck in den Unternehmen verschärft diese Entwicklung.

Diese steigende Komplexität im Publishing kann nur mit einer innovativen Publishing-Software gemeistert werden: einem Redaktionssystem.

Was ist ein Redaktionssystem?

Auf Wikipedia findet man folgende Definition:

Redaktionssysteme sind Softwaresysteme zur Verwaltung von publizistischen Inhalten, insbesondere von Zeitungen, Zeitschriften und Webseiten. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sowie die Möglichkeit der Zugriffs- bzw. Workflowsteuerung. Im Zusammenhang mit Webseiten werden Redaktionssysteme auch als Content-Management-Systeme bezeichnet.

Ein Redaktionssystem ist somit eine Digital-Publishing-Software für die gemeinschaftliche und optimierte Erstellung von Medien, denn es bildet den kompletten Workflow im Multichannel-Publishing ab – von der Planung über die Bearbeitung und Verwaltung bis hin zur Produktion. Auch wenn die meisten Redaktionstools heute auf Basis von Webtechnologien funktionieren, unterscheiden sie sich von sogenannten Content-Management-Systemen. Während Letztere sich auf die Publikation und Strukturierung von Websites fokussieren, ist ein Redaktionssystem als Multichannel-Publishing-Software konzipiert, das alle Kanäle – von Print bis mobile – bedienen kann.

Wie funktioniert ein Redaktionssystem?
Sechs Merkmale eines Online-Redaktionssystems

1. Medienneutralität: Die Inhalte werden im Redaktionssystem unabhängig vom Ausgabekanal gespeichert und können so effizient weiter- und mehrfach verwendet werden.
    
2. Trennung von Inhalt und Layout: Redaktionssysteme trennen die Layoutinformation vom eigentlichen Inhalt. Dies ist die Grundlage für Single-Source-Publishing, also für die beliebige Zusammenstellung von Content für unterschiedliche Formate und Medien. Viele Redaktionstools basieren dabei im Workflow auf den Standardprogrammen Adobe InDesign und InCopyund sind Redaktionssysteme für Indesign.
    
3. Strukturierung von Daten: Zur Erstellung standardisierter Inhalte und Dokumente greift ein Online-Redaktionssystem auf eine sogenannte Dokumenttypdefinition – auch DTD genannt – zurück. Diese legt den Aufbau eines Dokuments fest. Das ist ein großer Vorteil, wenn mit einem Redaktionssystem umfangreiche und hochkomplexe Dokumentationen genutzt werden.
    
4. Metainformationen: Redaktionssysteme ermöglichen es, beschreibende Informationen über die Inhalte anzulegen, um diese effizient und jederzeit finden und nutzen zu können.
    
5. Prozessunterstützung: Redaktionssysteme steigern Effizienz und Sicherheit der Prozesse im Crossmedia-Publishing, indem sie die Workflows optimieren. Sie vereinfachen die Zusammenarbeit aller Beteiligten, reduzieren Abstimmungs- und Korrekturschleifen und vermeiden Fehler. Oder anders gesagt: Das Redaktionssystem ist die zeitgemäße Publishing-Software für zeit- und kostenoptimierte Medienerstellung.
    
6. Planung und Produktionssteuerung: Ein Redaktionssystem bildet den durchgängigen Produktionsprozess von der Planung bis zur Produktion ab und bietet dabei zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Produktionsstatus. Somit ist ein Redaktionssystem eine Digital-Publishing-Software zur softwaregestützten Produktionssteuerung, Projektüberwachung und Terminsicherung für hohe Projekttransparenz.

Vorteile und Nutzen eines Redaktionssystems:
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M – Mehrfachverwertung: Die medienneutrale Datenhaltung im Online-Redaktionssystem ermöglicht die Mehrfachverwertung von Daten, da sie Inhalte in einer Form verwaltet, dass sie von unterschiedlichen Softwarelösungen und über mögliche Schnittstellen verarbeitet werden können. Dies ist nicht nur für effizientes Multichannel-Publishing relevant, sondern auch für Aktualisierungen und Folgepublikationen innerhalb eines Kanals. Auch Korrekturen und Datenpflege finden dank medienneutraler Datenhaltung im Redaktionssystem nicht mehr medienbezogen statt, sondern erfolgen zentralisiert für alle Ausgabeformen. 

E – Effizienz: Modernes Crossmedia-Publishing erfolgt heute meist unter einer sehr kurzen Time-to-Market. Neue Medien und Kommunikationsmittel müssen schnell entwickelt und publiziert werden, um dem Aktualitätsanspruch gerecht zu werden. Ein Redaktionssystem hebt Multichannel-Publishing auf ein neues Effizienzlevel, indem es Prozesse für alle Beteiligten optimiert.

I – Integration: Unternehmenskommunikation ist heute Multichannel-Publishing – und braucht eine zentrale Publishing-Software, die eine zeitlich und inhaltlich bestmöglich abgestimmte Kommunikation über alle Kanäle sicherstellt. Ein Redaktionssystem zieht Content für Print, online, mobile und Social Media aus einer integrierten Datenquelle. Einmal erstellte Inhalte lassen sich damit beliebig crossmedial nutzen und zeitgleich ausgeben. Integration meint jedoch auch optimale Workflows für die Zusammenarbeit aller Beteiligten. So ermöglicht es ein Redaktionssystem, dass mehrere Kolleg:innen und externe Partner an den Daten arbeiten, ohne dass es zu Versionskonflikten kommt.

S – Sicherheit: Ein Redaktionssystem gewährleistet die Produktionssicherheit bei der Erstellung von Kommunikationsmitteln und der Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen. Es schafft zudem Zukunftssicherheit, indem es relevante Daten und Media-Assets für eine spätere Nutzung speichert.

T – Transparenz: Ein Redaktionssystem sorgt für Transparenz über den Planungs- und Produktionsstand. Es verschafft Projektverantwortlichen und Beteiligten zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Übersicht darüber, welche Content-Elemente in welchem Kanal vorliegen und publiziert werden. Auch im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit der Kommunikationsworkflows setzt ein Redaktionssystem neue Standards.

E – Einfache Medienerstellung: Dank einem Redaktionssystem lassen sich neue Medien und Kommunikationsmittel schneller und einfacher entwickeln und publizieren. Indem das System die gemeinschaftliche Erstellung und die verteilte Zusammenarbeit fördert, spart es Abstimmungs- und Korrekturrunden ein.

R – ROI: Ein Redaktionssystem rechnet sich. Indem es die Effizienz crossmedialer Medienproduktion erhöht, sorgt es langfristig für mehr Wirtschaftlichkeit. Besonders im Projektmanagement, im Übersetzungsmanagement und bei der Qualitätssicherung lassen sich durch die Einführung eines Online-Redaktionssystems Aufwände reduzieren.

Wie finde ich das passende Redaktionssystem?

Die Auswahl an Redaktionssystemen und Online-Redaktionssystemen im Markt ist groß. Die folgende Fünf-Punkte-Checkliste hilft, die passende Publishing-Software auszuwählen:

1. Anforderungsliste der Funktionen erstellen

• Welche funktionalen Anforderungen bestehen im Unternehmen?

• Welche Medien sollen produziert, welche Kanäle bespielt werden?
• Welche Prozesse müssen abgebildet werden können?

To-do: Erstellung eines Funktionskatalogs inklusive Selektion und Gewichtung der wesentlichen Anforderung (K.-o.-Kriterien)

2. Kriterien für den potenziellen Anbieter definieren

• Welcher Anbieter passt zu unserem Unternehmen?
• Ist der Anbieter in der Lage, das Redaktionssystem im definierten Zeitrahmen, in der gewünschten Qualität und mit dem zur Verfügung stehenden Budget zu implementieren?
• Welche Serviceleistungen (Beratung, Betreuung) sind uns über die Systemimplementierung hinaus wichtig?
• Welches Projekt-Know-how und welche Erfahrung sollte der Anbieter vorweisen können?

To-do: Marktscreening potenziell geeigneter Anbieter, Erstauswahl geeigneter Anbieter nach K.-o.-Kriterien, Erstellung konkreter Ausschreibungsunterlagen

3. Auf Zukunftssicherheit achten

• Ein Redaktionssystem sollte nicht nur kurzfristigen Anforderungen genügen.
• Es sollte sichergestellt werden, dass das passende System langfristig den Zielsetzungen der Medienproduktion des Unternehmens entspricht.

To-do: Aufnahme strategischer Anforderungen des Unternehmens bezüglich zukünftiger Technologien

4. Kosten-Nutzen-Analyse durchführen

• Das passende Redaktionssystem stellt unter Berücksichtigung des Nutzens und des definierten Anforderungskatalogs die kostengünstigste Option dar.

To-do: systematischer Kostenvergleich der verschiedenen Angebote

5. Entscheidung dokumentieren

• Die Systemauswahl für ein Redaktionssystem sollte für alle zukünftigen Beteiligten nachvollziehbar sein.

• Dokumentieren Sie, aus welchen Gründen das System gewählt wurde.

To-do: verständliche Dokumentation aller Schritte der Anbieter- und Systemauswahl