Redaktionssystem WoodWing – Expertise für unsere Kunden

Das Redaktionssystem WoodWing Studio erleichtert den Workflow in der Medienproduktion: Verschiedene Bereiche wie Redaktion, Grafik und Projektleitung arbeiten hier zusammen. Alle Arbeitsschritte finden direkt im System statt – Inhalte können einfach adaptiert und anschließend in verschiedenen Kanälen ausgespielt werden. Das führt zu effektiveren Prozessen sowie zu einer durchschnittlichen Aufwands- und Kostenersparnis von 50 Prozent. Der Workflow des Systems basiert auf InDesign und InCopy. Dadurch kann WoodWing unabhängig von einer Installation auf dem Rechner genutzt werden. 

Individuelle Lösungen für unsere Kunden

Wir bei RYZE Digital arbeiten bereits seit 2006 mit WoodWing und sind von der Lösung überzeugt und der Erfolg des Redaktionssystems bestätigt unsere frühe Entscheidung. Aktuell haben wir etwa 40 Kunden, die WoodWing Studio bei uns abrufen. Wir setzen das Produkt in den Bereichen Magazin und Reporting ein. Das Besondere: RYZE Digital dockt auch Eigenentwicklungen wie Newsroomplaner und Tabellenworkflows an das System an. Diese individualisierte Lösung, der RYZE Online Publisher, bietet unseren Kunden flexible Lösungen. Da wir Woodwing auch intern verwenden, können wir unsere Expertise durchgehend vertiefen – und unseren Kunden stets die beste Lösung anbieten. 

Thomas Hofacker aus dem IT-Team von RYZE Digital hat mit uns über die Vorteile von WoodWing und das umfangreiche Know-how unserer Agentur auf diesem Gebiet gesprochen.

WoodWing ist seit über zehn Jahren bei RYZE Digital im Einsatz. Welche unschlagbaren Vorteile hat dieses Redaktionssystem?

Thomas: WoodWing basiert auf Standard-Software, das ist ein riesiger Vorteil. Die meisten Agenturen arbeiten mit InDesign und müssen sich entsprechend nicht umstellen, wenn sie WoodWing nutzen wollen. So kann das System in den meisten Fällen schnell eingeführt werden. Im täglichen Doing ist es ein weiterer Vorteil, dass in WoodWing alle Akteure an zentralen Dokumenten arbeiten. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit, da Abstimmungsprozesse per E-Mail und das Herumschicken verschiedener Dokumentenversionen entfallen. Insgesamt werden die Prozesse also gestrafft und die Effizienz wird deutlich gesteigert. Das schlägt sich auch in Zahlen nieder: Aufwände und Kosten sinken durchschnittlich um 50 Prozent. 

WoodWing ist außerdem ein sehr stabiles System. Man muss nicht jedes InDesign-Release direkt umsetzen, damit es zuverlässig funktioniert. So gab es bei uns in über zehn Jahren noch keinen nennenswerten Ausfall. Wenn es doch mal klemmt und wir in der IT nicht mehr weiterkommen, können wir uns jedoch auf den Support von WoodWing verlassen. Ein weiterer Pluspunkt: Verschiedene Dienstleister können flexibel eingebunden werden. Bei einigen Kunden agieren wir schlicht als Systemintegrator und die weitere Betreuung des Systems übernimmt eine andere Agentur. In den meisten Fällen sind wir jedoch am gesamten Prozess beteiligt.

Nehmen wir an, als Endprodukt soll ein Printmagazin entstehen. Wie sieht der Workflow aus?

Thomas: Zu Beginn einer neuen Produktentwicklung steht immer ein Workshop, bei dem wir allen Prozessbeteiligten die Frage stellen: Wie sahen eure Arbeitsschritte bisher aus? Das hilft uns, herauszufinden, wie wir das Redaktionssystem optimal für den Kunden aufsetzen können. Unser Anspruch ist immer: Das System muss sich an den Nutzer anpassen, nicht umgekehrt. Um das zu erreichen, betrachten wir jeden Kunden individuell. Natürlich gibt es standardisierte Workflows, aber die Einzigartigkeit der Anforderungen steht immer im Mittelpunkt. Der evaluierte Workflow wird anschließend anhand von Statusschritten ins System übertragen. Mit dem Status werden die einzelnen Bearbeitungsschritte markiert. Dadurch lässt sich schnell erkennen, wie weit die entsprechende Datei bearbeitet ist. Das ermöglicht es dem Nutzer, alle Text- und Grafikversionen zu verfolgen. 

Welche Rolle spielen individuelle Kundenlösungen im Redaktionssystem WoodWing? Welche Erfahrungen habt ihr da gemacht?

Thomas: In der Arbeit mit WoodWing spielen individuelle Kundenlösungen eine große Rolle und mittlerweile sind wir sehr erfahren in dem Bereich. So stellen wir bei Ausschreibungen meistens fest, dass wir alle Anforderungen erfüllen können. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, finden wir schnell eine individuelle Lösung. Aber wir sind nicht betriebsblind: Wenn wir der Überzeugung sind, dass ein anderes Redaktionssystem passender ist als WoodWing, dann bieten wir es unserem Kunden auch an.

Welche Ansprüche habt ihr an eure zukünftige Arbeit mit WoodWing? 

Thomas: Wir wollen unseren Kunden im Umgang mit WoodWing auch weiterhin die besten Erfahrungen bieten. Und wir möchten das System stetig um die Funktionen erweitern, die ihm noch fehlen. Das kann theoretisch schon beim nächsten Kunden so sein, weil er eine neue Anforderung mitbringt.