Wie Interne Kommunikation im Unternehmen gelingt

Wie viel von einer guten Kommunikation innerhalb von Unternehmen abhängt, zeigen aktuelle Studien zum Arbeitsleben: Gerade mal 13 % der deutschen Arbeitnehmenden sind engagiert und mit Freude bei der Arbeit. 72 % hingegen gehen einfach nur zur Arbeit und 15 Prozent der Deutschen haben innerlich bereits gekündigt. Das war das Bild in der weltweiten Gallup-Studie zur Arbeitssituation 2023.

Situationen wie diese sind häufig die Folge mangelnder Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Unklare Zielsetzungen, fehlende Absprachen zwischen den Abteilungen und wenig Möglichkeiten, sich im Betrieb einzubringen, sind oftmals ausschlaggebende Gründe, warum Mitarbeitende sich nicht mit ihrem Unternehmen und ihrer Stelle identifizieren können.

Interne Kommunikation prägt die Unternehmenskultur

Wie die Geschäftsführung mit ihren Kolleginnen und Kollegen spricht, schafft den Rahmen für eine gelungene Zusammenarbeit – oder erzeugt genau das Gegenteil, wenn innerbetrieblicher Austausch vernachlässigt wird.

Studien zeigen, dass Arbeitnehmende effektiver und produktiver sind, wenn sie sich mit ihrem Unternehmen identifizieren. Das gelingt aber nur, wenn offen, klar und ehrlich miteinander kommuniziert wird. Interne Kommunikation ist ein Teil der Unternehmensstrategie, sie soll alle darüber informieren, was die Ziele und Anforderungen an ihre Arbeit sind. Ebenso ist sie ein Feedbackkanal, über den Angestellte erfahren können, was ihr Beitrag zum Erreichen der gesetzten Ziele ist und ob sie gemeinsam Erfolg hatten.

Eine gute Kommunikation mit geeigneten Formaten, bei denen sich Kolleginnen und Kollegen wertgeschätzt fühlen, führt zu einer modernen und robusten Unternehmenskultur. Denn nur wenn Angestellte wissen, dass ihre Meinung Gehör findet, können sie beispielsweise auf ungenutzte Potenziale oder Missstände hinweisen. Ein direkter Austausch auf Augenhöhe vergrößert den Raum für Ideen, die Unternehmen brauchen, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

Was Interne Kommunikation kann – wenn man ihr
Raum gibt

Interne Kommunikation ist das Rückgrat für die alltägliche Arbeit sowie für wichtige Changeprozesse. Gute Kommunikation hat einen direkten Einfluss auf das Gelingen von Veränderungen und den Erfolg im Tagesgeschäft. Sie fördert eine engagierte Zusammenarbeit, schafft konkrete Beispiele dafür, was abstrakte Zielsetzungen in Unternehmensvision und -mission bedeuten, und stärkt die Bindung von Mitarbeitenden an das Unternehmen langfristig.

Bei der Umsetzung bestimmen kleine wie große Entscheidungen über den Erfolg: ob und wie gegendert wird, welche Kanäle man auswählt, um Mitarbeitende zu erreichen, oder ob man formal oder locker spricht. Gerade die Ansprache ist nicht zu unterschätzen, versuchen doch viele Unternehmen, weiterhin bei einem formalen Sie zu bleiben, wundern sich dann aber darüber, dass ein richtiger Teamgeist nicht aufkommen will. Das Du im Unternehmen hat auch noch weitere Vorteile, denn es glättet hierarchische Strukturen, was wiederum Mitarbeitende ermutigt, Missstände anzusprechen. Damit ist es ein erster Schritt hin zu einer funktionierenden Feedbackkultur.

Ebenso spielen die richtigen Kanäle eine entscheidende Rolle: Wie RYZE Digital in regelmäßigen Studien festgestellt hat, werden digitale Kommunikationswege immer beliebter: 61 % der Befragten des „Trendmonitor hybride IK 2023“ gaben an, dass die Mitarbeitenden ihres Unternehmens bevorzugt digitale Kanäle nutzen. Für fast 46 % der Studienteilnehmenden ist demnach „digital“ der beliebteste Kanal. Gleichzeitig ist die Bedeutung von Printmedien weiterhin unbestritten: Viele nutzen für spezielle Anlässe beispielsweise Poster (53 %) und Flyer (30 %).

Wie Diversität in Unternehmen durch Kommunikation
gefördert wird

Gender und Diversität sind aktuell prägende Themen für die Gesellschaft und somit für viele Unternehmen. Diese Form von Changeprozessen, wie die Sichtbarmachung von bestimmten Angestellten sowie der aktive Einbezug von queeren oder nicht-binären Menschen in die Kommunikation, zeugt in Firmen davon, dass man auf Mitarbeitende eingeht. Sie sind nicht nur da, um Arbeit zu verrichten, sondern werden als Menschen gesehen und ernst genommen. Gleichzeitig ist das Gendern ein Thema, das die Gemüter erhitzt: Hier für Verständnis und Kompromisse zu sorgen, ist eine der vielen Aufgaben der Internen Kommunikation.

Den richtigen Ton zu treffen ist so bedeutend wie noch nie, denn interne Kommunikation sollte alle erreichen. Wie Unternehmen den Dialog mit und zwischen Mitarbeitenden gestalten und ob es effektive Möglichkeiten für konstruktives Feedback gibt, ist entscheidend für einen erfolgreichen Wissensaustausch, an dem alle teilhaben können, um den Betrieb erfolgreicher zu machen. Wird Interne Kommunikation ignoriert oder bekommt sie nicht den nötigen Raum, führt dies langfristig zu Nachteilen ­– nicht nur bei Produkten und Dienstleistungen, sondern auch beim Finden von neuen Mitarbeitenden.

Feedback für Fortschritt: Zuhören ist auch Kommunikation

Gerade die Feedbackkultur oder ein „No-Blame“-Ansatz sind von besonderer Bedeutung: Interne Kommunikation muss einen Austausch ermöglichen, bei dem offen über Fehler gesprochen wird und die richtigen Schlüsse gezogen werden können. Wichtig ist, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Nur wenn Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter oder Vorstandsmitglieder Irrtümer und Fehlentscheidungen vor ihren Teams zugeben, werden sich Teammitglieder trauen, ebenfalls über ihre Fehler zu sprechen.

Die Interne Kommunikation kennt viele Möglichkeiten, wie eine Feedbackkultur aussehen kann. Team-interne Austauschrunden, Erfahrungsberichte und Interviews, Diskussionsrunden, Town Hall Meetings oder anonyme Formate können dafür sorgen, dass Unternehmen einen kritischen Blick auf sich selbst werfen. Ebenso spielt die Frequenz eine große Rolle: Nur einmal im Jahr eine Feedbackrunde zu machen, sorgt unter Umständen dafür, dass nur kurzfristige Probleme angesprochen werden, langfristige aber schon wieder vergessen sind.

Ein regelmäßiges Feedback verbessert nicht nur Produkte und Services, Mitarbeitende fühlen sich auch gehört und sind engagierter. Sie fühlen sich im Unternehmen wohler und wissen, dass sie etwas verändern können. All dies sorgt insgesamt für eine höhere Produktivität und ein effektiveres Arbeiten.

Verschiedene Standorte, verschiedene Perspektiven

Je größer das Unternehmen, desto wichtiger wird ein guter interner Dialog. Verteilt sich eine Firma auf mehrere Standorte, gar verschiedene Länder oder Kontinente, wird es für die meisten Angestellten schwierig, sich untereinander auszutauschen, Strategien zum Erreichen der Unternehmensziele zu planen oder auch nur auf dem Laufenden zu bleiben, was an anderen Standorten passiert. Wird an einem Ort viel Forschung und Entwicklung betrieben, erfahren dort angestellte Menschen früher, wohin sich das Unternehmen entwickeln wird. Kolleginnen und Kollegen an anderen Niederlassungen können sich dadurch ignoriert fühlen. Ebenso kann ein gemeinsames Arbeiten als standortübergreifendes Team schwierig werden, wenn Mitarbeitenden eigentlich gar nicht so richtig klar ist, was andere Bereiche ihres Unternehmens eigentlich tun. Das kann sogar bei nur einem Standort passieren, denn Remote-Work und flexible Arbeitszeitmodelle sind zwar beliebt, sorgen aber auch dafür, dass sich manche nur noch selten auf dem Flur vorm Büro begegnen.

Je nach Anlass und Zielgruppe gibt es viele etablierte Wege, mehr Teamgeist zu schaffen: Ein lebendiges Intranet, in dem Mitarbeitende darüber berichten, was ihre Projekte sind und wie der Stand ist, kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um einfach, schnell und unkompliziert ein standortübergreifendes Wir-Gefühl zu etablieren. Durch das vermehrte mobile Arbeiten während der Coronapandemie wurde dem Firmenintranet eine zentrale Rolle zuteil, wie die „Trendmonitor hybride IK 2023“-Studie herausfand.

Auch klassische Medien wie ein regelmäßig erscheinendes Magazin für Mitarbeitende sind gut dafür geeignet, den internen Austausch von Informationen zu ermöglichen. Auszubildende können zudem beispielsweise einen eigenen Azubi-Social-Media-Kanal betreuen, in dem sie das Unternehmen nach außen als guten Arbeitgeber vorstellen und nach innen zeigen, an welchem Punkt ihrer Ausbildung sie gerade sind. So übernehmen sie interne und externe Kommunikation gleichzeitig und bekommen durch einen separaten Kanal auch die Möglichkeit, authentisch zu erzählen, ohne sich den Content-Plänen des restlichen Unternehmens fügen zu müssen.