Kongressmesse: interaktiv, real und voll digital

Die Hauptbühne im großen Kongress-Plenum des ECC in Berlin glühte geheimnisvoll blau. Alle Anwesenden sowie die Online-Besucherinnen und -besucher warteten gespannt auf den Start der 25. CCW. Zunächst ertönte dynamische, doch zurückhaltende Musik. Dann dröhnte ein Geräusch wie beim Start einer Rakete, und der Image-Film der Kongressmesse begann! Rund 40 Sekunden wummerte der Bass, und der satte Sound unterstrich die Botschaften der Macher der Kongressmesse, der Management Circle AG: „This is where you hear it first!“

Zum 25-jährigen Jubiläum der Kongressmesse hatte der Veranstalter ein Thema ausgewählt, das in der Contact-Center-Branche von größtem Interesse ist: „Unite human and artificial power“. An den vier Konferenz- und drei Trade-Show-Tagen gab es 280 Vorträge rund um das Thema. Rund 7.400 Teilnehmende aus 41 Ländern sowie 215 Aussteller aus 20 Ländern waren bei der Veranstaltung vor Ort oder virtuell zugeschaltet.

Daniela Bopp, Senior Conference Manager bei der Management Circle AG, begrüßte die Besucherinnen und Besucher mit einem kleinen Rückblick: „Wie sah die Welt aus, als die CCW – damals unter dem Namen CallCenterWorld – startete? Gerade hatte Google das Licht der Welt erblickt, Amazon kam in Deutschland auf den Markt, und es erschien die deutsche Ausgabe von Harry Potter. Ich dachte damals, Harry Potter wäre die spannendste Geschichte. Aber heute wissen wir, dass sich in der Welt von Google und Amazon eine ganz neue Macht erhoben hat: die generative KI!“ Auf der Hauptbühne folgte dann ein wahres Feuerwerk an spannenden und innovativen Themen und Vorträgen. 

Innovative Eventplattform

Aber auch hinter den Kulissen der Kongressmesse gab es Einiges zu erleben. Die Rede ist von der digitalen Eventplattform, die von Coders Unlimited – Part of RYZE Digital – programmiert worden war. Dank moderner Technik wurden auf der Plattform Online- und Offline-Erlebnisse optimal miteinander verzahnt. Beispielsweise den Besucherinnen und Besuchern jederzeit digital das gesamte Veranstaltungsprogramm und der Hallenplan zur Verfügung. Um zur Plattform zu gelangen, mussten die Teilnehmenden lediglich den QR-Code auf ihren Besucherausweisen scannen.

Mit dem online verfügbaren Matchmaker fanden Teilnehmerinnen und Teilnehmer passende Gesprächspartner. Dazu wurden sie bereits vor Beginn der Kongressmesse aufgefordert, ihre persönlichen Profile auf der Plattform auszufüllen. Unter anderem ließen sich spezifische Interessensgebiete auswählen oder ein Foto hochladen. Zusätzlich bestand die Möglichkeit, Verlinkungen zu Terminkalendern zu integrieren, sodass andere Teilnehmende der Kongressmesse direkt Gesprächsslots verbindlich buchen konnten. Mittels verschiedener Suchfilter war es möglich, selbst nach passenden Gesprächspartnern zu suchen, diese zu bookmarken und zu prüfen, ob jemand aktuell online ist.

„Den Matchmaker kann man sich ein bisschen wie eine Datingplattform vorstellen. Mit dem von uns programmierten Algorithmus erhielten die Besucher Vorschläge, wer möglicherweise als Gesprächspartner infrage kommt. Per Chatfunktion konnte jeder dann Kontakt aufnehmen. Einfach, schnell und unkompliziert. Wir wollten damit den Anwesenden das Gespräch untereinander erleichtern und außerdem eine Brücke zwischen den Online-Besuchern und den Teilnehmern vor Ort schlagen“, erläutert Petra Scherff, Projektmanagerin bei Coders Unlimited. Das neue Feature wurde durchaus rege genutzt: Insgesamt wurden 5.077 Logins auf der Plattform gemessen.

Fachwissen und Content auf Abruf

Ebenfalls attraktiv waren die umfassenden Angebote für Aussteller, ihr Fachwissen auf der Eventplattform zu präsentieren. Der so genannte Company Space konnte jederzeit von den Ausstellern selbst editiert werden. „Wir haben das wie eine kleine Website innerhalb der Website angelegt. Je nach gewähltem Ausstellerpaket hatten die Unternehmen dann die Möglichkeit, PDFs oder auch Podcasts oder Videos hochzuladen. Dabei war für uns besonders wichtig, dass die Inhalte ohne großen Aufwand pflegbar waren“, berichtet Petra Scherff.

Integriert wurden aber auch Möglichkeiten für die Aussteller, die Daten der Besuchenden auszuwerten. „Das Lead Center ermöglicht unter anderem die Analyse, welche Inhalte von welchem Teilnehmer auf dem Unternehmensprofil genutzt wurden. Außerdem konnten die Aussteller ebenfalls die QR-Codes auf einem Besucherausweis scannen und sich die hinterlegten Kontaktinformationen abrufen“, erzählt die Projektmanagerin, die bei der Kongressmesse für den reibungslosen Ablauf sorgte.

Organisiert wurde zudem die Ansprache der Besucherinnen und Besucher und Ausstellenden. „Hier haben wir unsere TYPO3-basierte Plattform mit dem CRM-System HubSpot verbunden“, berichtet Petra Scherff. Durch diese Verknüpfung ließen sich alle Mailings über HubSpot abwickeln. „Wir haben Mailings an insgesamt 68.543 Empfängerinnen und Empfänger verschickt“, erklärt die Projektmanagerin.