RYZE Digital und Henkel: mit Teamwork zum Reporting-Erfolg

Schwarzkopf, Persil, Loctite: Bei Henkel finden sich zahlreiche weltweit bekannte Marken für Industrie- und Endkunden. Rund 48.000 Beschäftigte arbeiten aktuell bei dem Unternehmen mit Hauptsitz in Düsseldorf. Angesichts der Größe des Unternehmens ist es nicht verwunderlich, dass Henkel bei den jährlichen Geschäftsberichten viel mitzuteilen hat. Neben den finanziellen Informationen im Geschäftsbericht gibt es unter anderem einen Nachhaltigkeitsbericht und ein Nachhaltigkeitsmagazin, einen Vergütungsbericht, einen Einzelabschluss und eine Anteilbesitzliste, teilweise in Deutsch und Englisch. Insgesamt entstanden dadurch für den aktuellen Report fast 1.700 Berichtsseiten.

Vertrautheit beschleunigt Arbeitsprozesse

Bei der Größe und Komplexität ist es offensichtlich, dass das jährliche Reporting einen erheblichen Arbeitsaufwand darstellt. Der Vorteil, den Henkel jedoch hat: Das Unternehmen arbeitet seit Langem mit RYZE Digital zusammen. Seit über zwölf Jahren werden die Geschäftsberichte und anderen Reports gemeinsam erstellt. In dieser Zeit entstand viel Verständnis für die Prozesse des jeweils anderen Unternehmens, was die Erarbeitung der verschiedenen Publikationen deutlich vereinfacht.

„Durch die lange Zusammenarbeit haben wir viel Know-how und Verständnis für Henkel aufbauen können. Die Kommunikationswege sind kurz und unsere Arbeit ist dadurch sehr effizient“, erklärt Sandra Burkhardt, die als Account Director die Arbeit an den Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichten sowie den anderen Veröffentlichungen koordiniert. „Wir konnten eine gute persönliche Beziehung zwischen den Teams bei Henkel und RYZE Digital aufbauen. Das hilft in den arbeitsreichen Berichtsphasen. Zudem sind die Absprachen einfacher und man kann leichter den Prozess optimieren.“

Umstieg zu SmartNotes mithilfe von RYZE Digital

Dank der langjährigen Zusammenarbeit können auch große Projekte gemeinsam gestemmt werden, wie zum Beispiel der Umstieg auf ein neues Disclosure-Management-System. Als Henkel vor vier Jahren auf SmartNotes umstellte, war das Teamwork mit RYZE Digital ein entscheidender Faktor, den Umstieg auf die Software so reibungslos wie möglich zu machen. Gemeinsam nahm man an Schulungen teil, damit auf beiden Seiten Kompetenzen aufgebaut werden konnten.

„Wir haben zusammen mit Henkel ein komplett neues System eingeführt. Das war sehr arbeitsintensiv auf beiden Seiten. Aber wir konnten als verlässlicher Partner das Unternehmen sehr gut beraten, wie wir gemeinsam am besten mit SmartNotes arbeiten. Wir waren sogar auf der technischen Ebene involviert, damit der Umstieg so reibungslos wie möglich ablaufen konnte“, erinnert sich Nadine Nowack, die das fünfköpfige Team der Mediengestalterinnen und -gestalter für Henkel leitet. SmartNotes ist bei Henkel direkt mit SAP verbunden, was den Import von relevanten Daten für die Finanzberichte vereinfacht und die gemeinsame Arbeit an den Reports beschleunigt.

„Unseren Partner RYZE Digital, mit dem uns eine lange und vertrauensvolle Zusammenarbeit verbindet, für ein Projekt wie die Umstellung auf SmartNotes an der Seite zu wissen, hat uns sehr viel Sicherheit gegeben. Die intensive Kenntnis der internen Prozesse, die Offenheit, auch über den eigenen Tellerrand hinaus Kompetenzen aufzubauen und Unterstützung zu bieten, sowie die transparente Kommunikation zwischen Kunde und Agentur waren und sind dabei absolute Erfolgsfaktoren für uns“, fasst Lisa Lind zusammen, die in der Unternehmenskommunikation von Henkel das Projektmanagement für die Finanzpublikationen steuert. 
 

Gemeinsam Neues ausprobieren

Auch abseits von Softwarelösungen zeigt sich die langjährige Kooperation als Vorteil. Denn im Laufe der Jahre haben sich Berichtsformen gewandelt – vom Fokus auf Print hin zu digitalen Geschäftsberichten. Verschiedene Formate wurden er- und dann überarbeitet, jeweils mit den Erfahrungen aus dem Vorjahr. „Wir haben in der Zeit auch an anderen Projekten gemeinsam gearbeitet, beispielsweise Animationen und Magazinen“, ergänzt Nadine.